5 причин, по которым я не могу отказаться от Gmail

Электронная почта в последнее время является вещью обыденной. Локальные почтовые клиенты уходят в прошлое и им на смену приходят веб-интерфейсы и мобильные клиенты почтовых сервисов, что позволяет читать/писать почту в любом месте, где есть доступ в интернет. И это удобно, ведь интернет давно переместился на мобильные устройства, а следовательно почта всегда с собой в кармане.

Как и многие пользователи интернета, я тоже использую электронную почту, причем очень активно. Почтовый ящик для меня в последние годы стал немного больше, чем просто почта. Благодаря организации хранения и определенным правилам работы с письмами, электронная почта выступает для меня в качестве списка задач, которые необходимо выполнить.

1. Список текущих дел в папке «Входящие»

Большинство почтовых ящиков, которые я встречал – это большая свалка сообщений, которые пылятся в нем на протяжении многих лет. У меня было точно так же, пока я не начал использовать Gmail. Благодаря правильной организации папки «Входящие» все сообщения, которые поступают ко мне, превращаются в список текущих дел, которые надо выполнить. Все остальные сообщения удаляются или отправляют в архив (в папке «Входящие» они не видны).

SNAG-0004

Все, что я сделал в самом начале – отправил все письма в архив или удалил их, оставив в списке входящей почты только те, на которые мне нужно ответить. Как только письмо обработано, то оно отправляется в архив и в папке «Входящие» его больше нет ровно до тех пор, пока собеседник на него не ответит (и если ответит).

Через какое-то время я начал писать письма самому себе, чтобы отметить задачи во входящих. Это гарантировало выполнение задач, потому что почта используется у меня каждый день и список входящих писем (он же список дел) всегда перед глазами.

2. Цепочки писем для отслеживания истории переписки

Многие коллеги при работе с электронной почтой добавляют в шаблон фразу вида «сохраняйте историю переписки». Конечно, всегда удобно видеть всю предыдущую беседу и на основании их формулировать ответы. Но листать огромное «полотенце» бывает не очень удобно.

SNAG-0003

Если активировать цепочки писем в настройках, то все письма от одного собеседника и с одной и той же темой объединятся в одну цепочку. Внешне это выглядит как одно письмо, а когда открываешь его, то появляется вся история переписка по данной теме в виде отдельных сообщений, выстроенный последовательно друг за другом по времени их написания.

Это особенно важно и удобно, если между письмами проходит несколько дней, а в промежутках между ответами на письма может быть сотня-две других сообщений на совершенно иные темы.

3. Кнопка «Отправить и архивировать»

Чтобы было проще работать и не приходилось вручную отправлять обработанные письма в архив, я активировал в настройках кнопку «Отправить и архивировать», что позволило всего в один клик отправлять ответ на письмо и отправлять цепочку в архив.

SNAG-0002

Когда собеседник ответит на мое письмо, то вся цепочка автоматически восстановится во входящей папке, так что я легко смогу увидеть всю переписку и ответить.

4. Автоматическая сортировка писем по папкам

Как и любой другой пользователь интернета, я зарегистрирован на множестве сайтов, от которых приходит огромное множество писем. Обрабатывать их все в папке «Входящие» просто нет никакого смысла.

SNAG-00001

Используя настраиваемые фильтры, такие письма автоматически помещаются в различные папки, откуда я потом просматриваю их отдельно, в свободное от остальных задач время. Это могут быть напоминания о сообщениях в социальных сетях и другие уведомления, которые не критичны и которые можно обработать позже.

5. Доступ с телефона/планшета/любого устройства с интернетом

В силу наличия планшета и телефона, почта часто используется «на ходу». Мобильные версии сайта или мобильный клиент Gmail позволяют с тем же комфортом работать с той же самой почтой. При этом, не нужно ничего отдельно синхронизировать, так как почта находится на сервере, к которому и подключаются все устройства. То есть, по сути, устройства отображают те данные, что есть на сервере. Не нужно ничего загружать, как это было с локальными почтовыми клиентами.

gmail-for-android

Кстати, это одна из причин, по которым я отказался от использования локального почтового клиента The Bat, который ранее для меня был основным инструментов для работы с почтой, но не списком задач или чем-то еще.

Читайте также: 5 причин окончательно перейти на онлайн-почту

***

Конечно, некоторые из этих возможностей имеются в локальных почтовых клиентах и других почтовых онлайн-сервисах, но достойной реализации совокупности всех этих элементов я пока что не встречал.

И да, у Gmail есть свои минусы, с которыми также приходится считаться. Но в целом данный инструмент позволяет намного эффективнее работать с почтой и задачами, которые мне необходимо решать каждый день в своей работе.

А как вы используете электронную почту? Есть ли у вас какие-то особенности в работе с ней или вы храните в папке входящих писем весь почтовый архив за многие годы (или же удаляете все сразу после прочтения/ответа)?

Введите свой E-Mail, чтобы получать новые статьи