5 причин, по которым я не могу отказаться от Gmail

Электронная почта в последнее время является вещью обыденной. Локальные почтовые клиенты уходят в прошлое и им на смену приходят веб-интерфейсы и мобильные клиенты почтовых сервисов, что позволяет читать/писать почту в любом месте, где есть доступ в интернет. И это удобно, ведь интернет давно переместился на мобильные устройства, а следовательно почта всегда с собой в кармане.

Как и многие пользователи интернета, я тоже использую электронную почту, причем очень активно. Почтовый ящик для меня в последние годы стал немного больше, чем просто почта. Благодаря организации хранения и определенным правилам работы с письмами, электронная почта выступает для меня в качестве списка задач, которые необходимо выполнить.

1. Список текущих дел в папке «Входящие»

Большинство почтовых ящиков, которые я встречал – это большая свалка сообщений, которые пылятся в нем на протяжении многих лет. У меня было точно так же, пока я не начал использовать Gmail. Благодаря правильной организации папки «Входящие» все сообщения, которые поступают ко мне, превращаются в список текущих дел, которые надо выполнить. Все остальные сообщения удаляются или отправляют в архив (в папке «Входящие» они не видны).

SNAG-0004

Все, что я сделал в самом начале – отправил все письма в архив или удалил их, оставив в списке входящей почты только те, на которые мне нужно ответить. Как только письмо обработано, то оно отправляется в архив и в папке «Входящие» его больше нет ровно до тех пор, пока собеседник на него не ответит (и если ответит).

Через какое-то время я начал писать письма самому себе, чтобы отметить задачи во входящих. Это гарантировало выполнение задач, потому что почта используется у меня каждый день и список входящих писем (он же список дел) всегда перед глазами.

2. Цепочки писем для отслеживания истории переписки

Многие коллеги при работе с электронной почтой добавляют в шаблон фразу вида «сохраняйте историю переписки». Конечно, всегда удобно видеть всю предыдущую беседу и на основании их формулировать ответы. Но листать огромное «полотенце» бывает не очень удобно.

SNAG-0003

Если активировать цепочки писем в настройках, то все письма от одного собеседника и с одной и той же темой объединятся в одну цепочку. Внешне это выглядит как одно письмо, а когда открываешь его, то появляется вся история переписка по данной теме в виде отдельных сообщений, выстроенный последовательно друг за другом по времени их написания.

Это особенно важно и удобно, если между письмами проходит несколько дней, а в промежутках между ответами на письма может быть сотня-две других сообщений на совершенно иные темы.

3. Кнопка «Отправить и архивировать»

Чтобы было проще работать и не приходилось вручную отправлять обработанные письма в архив, я активировал в настройках кнопку «Отправить и архивировать», что позволило всего в один клик отправлять ответ на письмо и отправлять цепочку в архив.

SNAG-0002

Когда собеседник ответит на мое письмо, то вся цепочка автоматически восстановится во входящей папке, так что я легко смогу увидеть всю переписку и ответить.

4. Автоматическая сортировка писем по папкам

Как и любой другой пользователь интернета, я зарегистрирован на множестве сайтов, от которых приходит огромное множество писем. Обрабатывать их все в папке «Входящие» просто нет никакого смысла.

SNAG-00001

Используя настраиваемые фильтры, такие письма автоматически помещаются в различные папки, откуда я потом просматриваю их отдельно, в свободное от остальных задач время. Это могут быть напоминания о сообщениях в социальных сетях и другие уведомления, которые не критичны и которые можно обработать позже.

5. Доступ с телефона/планшета/любого устройства с интернетом

В силу наличия планшета и телефона, почта часто используется «на ходу». Мобильные версии сайта или мобильный клиент Gmail позволяют с тем же комфортом работать с той же самой почтой. При этом, не нужно ничего отдельно синхронизировать, так как почта находится на сервере, к которому и подключаются все устройства. То есть, по сути, устройства отображают те данные, что есть на сервере. Не нужно ничего загружать, как это было с локальными почтовыми клиентами.

gmail-for-android

Кстати, это одна из причин, по которым я отказался от использования локального почтового клиента The Bat, который ранее для меня был основным инструментов для работы с почтой, но не списком задач или чем-то еще.

Читайте также: 5 причин окончательно перейти на онлайн-почту

***

Конечно, некоторые из этих возможностей имеются в локальных почтовых клиентах и других почтовых онлайн-сервисах, но достойной реализации совокупности всех этих элементов я пока что не встречал.

И да, у Gmail есть свои минусы, с которыми также приходится считаться. Но в целом данный инструмент позволяет намного эффективнее работать с почтой и задачами, которые мне необходимо решать каждый день в своей работе.

А как вы используете электронную почту? Есть ли у вас какие-то особенности в работе с ней или вы храните в папке входящих писем весь почтовый архив за многие годы (или же удаляете все сразу после прочтения/ответа)?

Введите свой E-Mail, чтобы получать новые статьи

  • aa

    в яндехе все это тоже есть 🙂

    • Посмотрел. И правда реализовали. Когда я смотрел последний раз, то не было еще в Яндексе такой штуки. Хотя они к этому шли, в принципе. Весь прошлый год усиленно модернизировали почтовую службу.

    • Параметры отправки и уведомления о получении сбили с ног! Круто!

  • Денис

    Кроме отправить и архивировать на яндексе это было уже довольно давно, а ОиА классная функция

  • Нынче у всех нормальных почтовых сервисов примерно одинаковый функционал. Тоже джимайл люблю. Там в придачу дают гугл диск, ютуб, гугл плюс и т.д. Ещё жабер аккаунт.

  • Еще в Яндекс.Почте не нашел возможности настроить отправку писем через свой сервер (если работаешь со своей почтой, то это критично, так как в данных об отправителе числится Яндекс, а адрес совершенно к Яндексу отношения не имеет, в результате чего письма часто попадают в спам).

    Цепочки писем обрабатываются как-то странно. Письма за все время с одинаковой темой и одними и теми же собеседниками объединяются воедино. В Гугле как-то более интеллектуально все реализовано и разные беседы на одну тему в разное время представляют собой разные ветки беседы.

    Еще у Яндекса большая проблема с юзабилити. Хоть все просто, но работать неудобно. письма в архив отправляются то по одному, то всей беседой, то не отправляются вовсе. Очень странное поведение.

    Еще заметил некоторые визуальные глюки. Поле со списком писем иногда уходит за список папок. Лечится нажатием на F5. Мелочь, но неприятно все равно.

  • Заметил, что мой любимый Буревестник (Mazilla Thunderbird) дублирует новые письма в нескольких папках. Все надо отмечать как прочитаные чтоб глаза не мозолили. Так только с Gmail и разработчики Буревестника упорно твердят, что это косяк именно Gmail. Пора сказать «Прощай Gmail». Диски нынче и другие тоже дают с Жабер аккаунтами.

    • Возможно, в настройках проблема или в правилах сортировки.

      Кстати, если письма от Review-Software дублируются, то это вполне может быть, так как рассылки объединены с MyFreeSoft. Если вы на обе подписывались, то будет приходить два письма.

      • Не, эти письма мне на AOL приходят.