5 советов по повышению эффективности работы

Частично причиной низкой эффективности работы являемся мы сами, потому что не хотим или не знаем, как можно оптимизировать процесс таким образом, чтобы избавиться от некоторых элементов, которые нас тормозят. Часто считаем, что та или иная рутина, которая напрямую не связана с работой – это ноша, которую несут все пользователи ПК. На самом деле это не так. Всегда надо стремиться оградить себя от неудобств и максимально сосредоточиться на самом главном.

Ниже представлено пять советов, которые помогут максимально снизить время поиска файлов, и позволят наиболее эффективно распределять свои рабочие документы по диску.

1. Единая папка входящих данных

Настройте все программы для загрузки данных из интернета таким образом, чтобы они складывали скачиваемые файлы в одну единственную папку. Это позволит сконцентрировать весь поток входящих файлов в одном месте и предотвратит распыление файлов по диску (рабочему столу и другим папкам).

Единая папка входящих данных

После этого старайтесь сразу раскладывать файлы по соответствующим папкам. Например, документы в папку с документами, дистрибутивы программ в папку с дистрибутивами и так далее. Через некоторый промежуток времени папку с входящими данными можно будет очищать, потому что все действительно важные данные уже разложены по папкам. Не придется тратить время на разбор файлов.

2. Правильная орагнизация хранения данных

Разделяйте документы по разным папкам (по дате, версии или любому другому показателю). А так же называйте файлы понятными для вас названиями и упоминанием той серии папок, в которых файл будет находиться. Если хранить все файлы в одной папке, то вы долго будете искать нужный. Если разбить все документы на группы и разложить их по разным папкам, то поиск будет происходить значительно быстрее. Это повысит вашу работоспособность.

В качестве примера приведу список файлов, которые я переименовал в соответствии с номерами проектов и версии каждого из них. У меня в списке два проекта, по пять версий у каждого. Для каждой версии набор из нескольких текстовых файлов.

После переименования

С помощью таких названий я смогу быстро и с высокой точностью найти нужный мне файл и открыть его. Я не буду тратить время на перебор разных вариантов, и задавать себе один и тот же вопрос: «Куда же я его сохранил?».

Если мы расположим файлы таким образом, что каждому проекту и каждой версии будет соответствовать отдельная папка, то мы упростим поиск данных. Нам не придется перебирать список и искать нужный файл. Мы просто открываем нужный проект, выбираем нужную версию и открываем нужный файл. Пример такого расположения можно увидеть ниже.

После распределения по папкам

3. Поиск и удаление дублирующихся документов

Производите поиск дублирующихся документов и удаляйте ненужные. Лишние копии затрудняют работу по поиску информации, потому что перед тем, как найти нужную копию, вы можете перебрать пять ненужных. А это потраченное зря время.

4. Оптимизация рабочего стола

Оптимизируйте рабочий стол и обеспечьте себе максимально быстрый доступ к нужным программам и папкам. Искать на рабочем столе нужный ярлык в большой куче файлов, папок и ярлыков очень сложно. Есть ряд приемов, которые позволят максимально быстро и удобно организовать рабочее пространство. Вот только часть из них:

  • Используйте боковые панели для расположения на них иконок программ.
  • Разделите пространство рабочего стола на участки и используйте их для размещения сгруппированных элементов. Например, документы в одной группе, ярлыки для запуска какой-то категории программ в другой.

5. Быстрый поиск

Используйте быстрый поиск, это сократит время перехода от папки к папке, и вы сможете сразу открыть нужный документ. Если воспользоваться советом номер два, то в результатах поиска можно будет с высокой точностью с первого раза найти нужный файл. В Windows Vista поиск можно найти в любом окне Windows Explorer (справа сверху). Если вы пользуетесь Windows XP, то советую установить Windows Desktop Search.

Быстрый поиск нужной версии файла

Я надеюсь, вышеизложенные советы помогут вам в работе и позволят искоренить ненужную рутину. Возможно, у вас есть еще какие-то интересные приемы, опишите их в комментариях.

Введите свой E-Mail, чтобы получать новые статьи

  • полезные советы!