5 полезных советов для пользователей Outlook

Microsoft Outlook – то очень крутой в плане возможностей продукт, что является одновременно его плюсом и минусом. Плюсом потому, что позволяет выполнять огромное количество разнообразных действий с почтой и не только. Минус же заключается в том, что из-за его плюсов он является достаточно сложным. Нужно потратить очень много времени и сил, чтобы разобраться во всех прелестях этого инструмента.

Глядя на весь перечень возможностей Outlook, мы понимаем, что этот продукт может практически все. Но где найти эти самые нужные нам возможности среди огромного количества переплетающихся пунктов меню? Ребята из Microsoft, похоже, убеждены в том, что мы должны потратить на это много часов обучения, пройти курсы и прочесть большое количество толстых книг по использованию их продуктов. Но большинству просто некогда всем этим заниматься. С другой стороны есть я, мне всегда интересно «ковыряться» в подобных штуках, разбираться в них и переводить сложные вещи на простой язык.

Вот пять небольших советов по использованию Outlook для людей, которые вынуждены много работать с электронной почтой дома или в офисе.

1. Никогда не пропускайте важные сообщения. Используйте папки поиска.

Благодаря папкам поиска, можно задать список адресатов, письма от которых всегда будут на виду. И есть поток корреспонденции очень большой, то пропустить нужное письмо проще простого. Чтобы этого не произошло, задайте важные адреса в папки поиска. Тогда вы гарантированно заметите сообщения от них и сможете вовремя решить все важные вопросы. К таким адресатам можно отнести руководство, коллег, важных клиентов или тещу.

Используйте папки поиска, чтобы не пропустить важные сообщения

Используйте папки поиска, чтобы не пропустить важные сообщения

При этом важно отметить, что созданные папки поиска являются фильтром для почтовых сообщений. Они не являются физическими папками на диске. Если вы удалите папку поиска, то сообщения удалены не будут. Создав такую папку у себя в Outlook, вы просто отфильтруете все сообщения таким образом, что останутся только те, которые заданы в параметрах.

Чтобы создать новую папку поиска, кликните на боковой панели правой кнопкой мушки по пункту «Папки поиска» и выберите пункт «Создать папку поиска». Далее откроется окно, в котором необходимо задать фильтр. Это может быть кто-то из ваших контактов, группа контактов или же любые другие параметры, которые можно выбрать в этом окне.

2. Пропускайте чтение ненужных бесед.

Если ваши коллеги ведут активную беседу, указывая вас в качестве одного из получателей, а вам она не интересна и не нужна, то пропустите ее. Почтовый клиент Outlook позволяет пропускать беседы на ненужные или неинтересные вам темы. Достаточно просто выделить беседу и в контекстном меню выбрать пункт «Пропустить». Тогда все новые сообщения, которые входят в беседу, будут отправляться прямиком в корзину.

Пропускайте ненужные беседы

Пропускайте ненужные беседы

Если кто-то из коллег напишет вам другое письмо с другой темой, то вы его получите и сможете легко прочесть, так что не стоит переживать, что важное письмо может затеряться.

При этом необходимо быть осторожным. Функция пропуска работает следующим образом: выделяет все письма с выбранной темой и удаляет их. Если кто-то из коллег в ответе на такое письмо напишет вам на другую тему, то вы не получите этого письма. В этом случае сначала необходимо приучить коллег отправлять новые письма с новой темой.

Чтобы пропустить беседу, необходимо выбрать тему в списке и кликнуть по ней правой кнопкой мышки. В появившемся меню выбрать пункт «Пропустить». Это все. Так просто.

3. Создавайте группы контактов

При частом общении с одними и теми же людьми и отправке им одинаковых писем, можно объединить их в группу и отправлять письмо один раз всей группе. В этом случае вы сэкономите очень много времени, ведь создать потребуется только одно письмо, а в качестве получателя нужно выбрать лишь название группы.

Создавайте группы контактов для рассылки писем

Создавайте группы контактов для рассылки писем

Чтобы создать группу, необходимо перейти в «Контакты» и на вкладке «Главная» нажать на кнопку «Создать группу контактов». В открывшемся окне необходимо добавить в группу контакты из адресной книги и сохранить изменения. После этого вы сможете отправлять письма как отдельным людям из этой группы, так и всей группе сразу.

Важно помнить, что при указании группы контактов в поле «Кому» все получатели будут видеть адреса друг друга. Если вам необходимо, чтобы получатели не видели адреса других, то группу необходимо добавлять в коле «Скрытая копия» (СК), которую можно добавить на вкладке «Настройки».

4. Автоматически очищайте корзину при выходе из Outlook.

Если вы не хотите, что диск забивался ненужными письмами, которые складируются в папке «Удаленные», то лучше всего настроить ее автоматическую очистку при выходе из Outlook. Для этого необходимо на вкладке «Файл» кликнуть по пункту «Параметры».

В появившемся окне найдите слева пункт «Дополнительно», а затем справа подзаголовок «Начало и завершение работы с Outlook». Там необходимо установить галочку «Очищать папку «Удаленные» при входе из Outlook» и нажать «ОК».

Автоматически очищайте папку Удаленные при выходе из Outlook

Автоматически очищайте папку Удаленные при выходе из Outlook


Дополнительные уведомления могут уберечь от случайного удаления

Дополнительные уведомления могут уберечь от случайного удаления

Если вы боитесь потерять что-то важное и хотите лишний раз удостовериться, то убедись в том, что ниже в блоке с подзаголовком «Другое» установлена галочка «Запрашивать подтверждение перед окончательным удалением элементов».

5. Никогда не пишите одни и те же письма дважды – используйте шаблоны.

Это, пожалуй, один из наиболее важных пунктов. Если вам необходимо время от времени отправлять похожие (или даже одинаковые) сообщения различным контактам, то нет ничего проще, чем создать один раз шаблон, а затем отправлять его каждый раз, когда это необходимо, не тратя время на второе-третье-пятое написание одного и того же текста. Вы сэкономите себе уйму времени, если воспользуетесь шаблоном.

Чтобы создать новый шаблон, необходимо составить новое письмо в том виде, в каком его необходимо отправить, указав получателей, все данные и подписи. После этого кликнуть по пункту «Файл» и выбрать «Сохранить как». В поле «Тип файла» необходимо выбрать «Шаблон Outlook».

Для создания нового письма на основе шаблона, в главном окне на вкладке «Главная» выбираем «Новые элементы» > «Другие элементы» > «Выбрать форму». В появившемся окне в поле «Папки» выбираем «Шаблоны в файловой системе» и выбираем нужный шаблон. Также можно открыть папку с шаблонами при помощи Проводника и двойным кликом мышки по нужному шаблону начать создание нового сообщения.

***

Данные советы подходят для Outlook 2010 и 2013. В предыдущих версиях могут быть отличия, но в целом принципы должны быть те же. К сожалению, у меня нет возможности установить более старую версию, потому при написании ориентировался исключительно на последние версии, которые сейчас в продаже.

Надеюсь, советы помогут решить повседневные рабочие вопросы. Если же у вас есть вопросы по Outlook, то пожалуйста, присылайте в комментариях ниже, попробую найти решения и для них.

Введите свой E-Mail, чтобы получать новые статьи

  • Евгения

    Скажите, пожалуйста, можно ли в Wind. 7 установить почтовую программу Аутлук Экспресс, вместо Mikrosoft Office Outlook 2007? И, если это можно, то подскажите, как это сделать.?! В новой программе очень много разных наворотов, в которых я не могу разобраться и запомнить, а переписку с разными вложениями веду довольно часто . Не судите меня строго, я уже пожилой человек и все эти новшества для меня очень трудны!

    Спасибо