Как удалить конфиденциальную информацию из документов MS Office

Microsoft Office сохраняет скрытые метаданные в ваших документах, включая такую информацию как: общее время работы над документом, имена всех привлеченных к документу людей, дату его создания и даже предыдущие редакции документа. Вся эта информация может быть весьма полезна при внутренней работе с файлами. Но, в то же время, может представлять угрозу, если документ готовится для передачи в публичный источник или третьей стороне, которым не нужно знать всю «подноготную».

Перед тем, как опубликовать документ где-то на сайте или передать его на сторону, вам лучше проверить скрытую техническую информацию (метаданные) и по возможности удалить их, если в этом есть необходимость.

Просмотр и удаление персональных данных документов Microsoft Office

В Office 2013 или 2010 выберите меню «Файл» → «Сведения» → «Поиск проблем» → «Инспектор документа».

screenshot-0000

В появившемся окне перечислены возможные данные, которые могут нанести вред при передаче в третьи руки. Например, скрытый текст в документе, примечания/исправления/версии, личные данные и прочее. Нажмите на кнопку «Проверить» для начала анализа.

screenshot-0001

После завершения сканирования будет выведена подробная информация о найденных проблемах, которые можно исправить. Для удаления конфиденциальных данных нажмите на кнопку «Удалить все» напротив найденных проблем.

screenshot-0002

После этого документ можно сохранить и передать в публичный доступ или третьей стороне.

Важно! После удаления всей конфиденциальной информации восстановить ее будет уже невозможно. Потому данные действия рекомендуется проводить перед отправкой, сделав предварительно резервную копию для внутреннего использования.

Как автоматически удалять конфиденциальные данные

Каждый раз проделывать описанные в предыдущем пункте шаги достаточно сложно. Рано или поздно может случиться так, что личные данные уйдут «на сторону». Чтобы этого не допустить, можно автоматизировать процесс. Для этого в настройках безопасности нужно активировать пункт «Удалять персональные данные из свойств файла при сохранении».

screenshot-0003

Найти этот пункт можно в «Файл» → «Параметры» → «Центр управления безопасностью» → «Параметры центра управления безопасностью».

Введите свой E-Mail, чтобы получать новые статьи

  • Гость.

    Править первоначально «секретный» текст надо при выключенном И-нете... Так же полезно перепроверить файл, кликнув правой кн.мышки и нажав «Свойства». После правки обязательно запустить Ccleaner и почистить «хвосты» и обрезки, правки и т.п. мусор... — как на компе, так и на флешке...